Evenement organiseren

Evenementenvergunning of melding

Organiseert u een evenement in de openbare ruimte? Dan heeft u een evenementenvergunning nodig als u niet voldoet aan de voorwaarden van een klein evenement. U kunt zelf nagaan of u een vergunning nodig heeft of dat een melding voldoende is.

Voorwaarden voor een klein evenement (meldingsplicht):

1. Het evenement is kleinschalig en in de open lucht;
2. Het aantal bezoekers is niet meer dan 200 personen;
3. Het evenement is van 09.00 uur tot 00.00 uur (op maandag tot en met zaterdag) of van 13.00 uur tot 00.00 uur (op zondag);
4. Het evenement vormt geen belemmering voor de hulpdiensten;
5. Slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van 10 m2 per object tot een maximum van 60 m2, dan wel 1 grote tent, welke voldoet aan de (brand)veiligheidseisen en daarnaast niet meer dan 1 springkussen aanwezig;
6. Er is een organisator;
7. Het vergunningsvrije evenement dient op zondag op een afstand van minimaal 200 meter plaats te vinden van een gebedshuis of andere plaats voor geloofsbelijdenis.

U kunt zelf nagaan of u een vergunning nodig heeft of dat een melding voldoende is door het online aanvraagformulier in te vullen. Dit formulier begint met een checklist. Wanneer er uit de checklist blijkt dat er geen vergunning nodig is, wordt de aanvraag automatisch beëindigd. Als blijkt dat u wel een vergunning nodig heeft, dan kunt u het evenementenaanvraagformulier volledig invullen en digitaal verzenden aan de gemeente.

Houd er rekening mee dat de online checklist niet waterdicht is (u kunt het een kleinschalig evenement vinden, maar op basis van onze risico analyse kan iets anders blijken). De beoordeling van de gemeente is leidend. Indien u niet voldoet aan bovenstaande voorwaarden, dan dient u een evenementenvergunning aan te vragen.

Een melding

Indien uw evenement voldoet aan bovenstaande voorwaarden, dan is een melding doen bij de gemeente voldoende.

Een meldingsplichtig evenement moet minimaal 4 weken voorafgaand aan het evenement gemeld worden. U kunt de melding doen door een mail te sturen naar gemeente@nijkerk.eu. In deze melding beschrijft u:

• Wat gaat u organiseren?
• Wanneer gaat u dit organiseren (datum, incl. begin- en eindtijd)?
• Wat is de locatie van het evenement?
• Het aantal bezoekers van uw evenement
• Gaat u objecten plaatsen? Gaat u muziek ten gehore brengen? Gaat u activiteiten organiseren? Beschrijf uw evenement zo duidelijk mogelijk.
• Wie is de contactpersoon?

Evenementenvergunning aanvragen

Indien uw evenement niet voldoet aan de voorwaarden voor een kleinschalig (meldingsplichtig) evenement, dient u een evenementenvergunning aan te vragen. Om ervoor te zorgen dat er op tijd een evenementenvergunning verleend kan worden, moet u minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement een vergunning aanvragen.

Om een evenementenvergunning aan te vragen, kunt u het online aanvraagformulier invullen. Er is ook een te downloaden papieren versie van het formulier. Deze kunt u uitprinten, invullen en opsturen naar de gemeente Nijkerk.

Stuur de volgende documenten mee met uw vergunningaanvraag:

• Programma
• Plattegrond op schaal
• Veiligheidsplan
• Geluidsplan
• Verkeersplan
• Constructietekeningen van tenten, podia, attracties en dergelijke, inclusief certificaten

Veiligheidsplan

Een van de bijlagen van de vergunningaanvraag is het veiligheidsplan. Een veiligheidsplan is belangrijk voor een goed verloop van een evenement. Het geeft alle betrokkenen inzicht in de activiteiten, de risico’s en hoe daarmee wordt omgegaan.

Niet elk veiligheidsplan hoeft een uitgebreid document te zijn. Afhankelijk van het soort en formaat evenement kan de informatie ook in een paar paragrafen of een paar pagina’s weergegeven worden. Daarbij geldt ook dat een (goede) plattegrond soms meer informatie kan bevatten dan een aantal pagina’s met tekst. Maak daarin de juiste afweging.

Niet iedereen is bekend met hoe een veiligheidsplan opgesteld moet worden en wat er wel (of juist niet) in opgenomen moet worden. Hoewel de opzet van een veiligheidsplan voor meerdere evenementen hetzelfde is, is de inhoud altijd uniek. Kopieer daarom nooit zomaar een veiligheidsplan van het ene naar het andere evenement.

Hieronder vindt u het basisdocument. Met behulp van de handreiking kunt u dit veiligheidsplan invullen, aangepast op uw evenement.

• Basisdocument Veiligheidsplan
• Handreiking Veiligheidsplan

Besloten feest

Voor een besloten feest hoeft u geen melding te maken of een evenementenvergunning aan te vragen. Dat betekent niet dat voor de omgeving overlast mag ontstaan. Wij vragen u om rekening te houden met de omgeving en omwonenden actief te informeren over het feest. Vermeld daarbij een telefoonnummer dat gebeld kan worden bij vragen en/of opmerkingen.

Geluidsontheffing

Gebruikt u geluidsapparaten, toestellen of een machine waarmee u geluidshinder kunt veroorzaken (bijvoorbeeld versterkte muziek)? Dan dient u een geluidsontheffing aan te vragen. Het is namelijk op grond van de APV (artikel 4:5b) verboden om buiten een inrichting in de openlucht een geluidsapparaat, toestel of machine in werking te hebben op een zodanige wijze dat voor een omwonende of overige omgeving geluidhinder wordt veroorzaakt.

U kunt de geluidsontheffing aanvragen via gemeente@nijkerk.eu. Beschrijf zo specifiek mogelijk wat u van plan bent om te organiseren.