Publicatie persoonsgegevens

Daarnaast heeft de gemeenteraad voor zichzelf deze werkwijzer opgesteld, waarin wordt uitgelegd hoe de gemeenteraad omgaat met de publicatie van persoonsgegevens. De gemeenteraad heeft daarbij steeds een belangenafweging te maken tussen een zo transparant mogelijke uitoefening van zijn publieke taak en de bescherming van de privacy van personen.

Mocht u hierover vragen hebben, dan kunt u altijd contact opnemen met de raadsgriffie.

1. Begripsomschrijvingen

In deze werkwijzer wordt verstaan onder:

• Publicatie op de website:

  het plaatsen van informatie (audio, video, tekst) op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Nijkerk of op het openbare, algemeen toegankelijke raadsgedeelte van de gemeentelijke website. Het raadsinformatiesysteem is bereikbaar via de gemeentelijke website (www.nijkerk.eu) en via de applicatie van de leverancier van het raadsinformatiesysteem.
  Stukken die zijn gepubliceerd, blijven na plaatsing toegankelijk en zijn op internet vindbaar.

• Besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem:

  het niet openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem. Dit gedeelte is alleen toegankelijk voor raads- en commissieleden, fractieondersteuners, collegeleden en andere specifiek geautoriseerde personen, zoals griffiemedewerkers en medewerkers van het bestuurssecretariaat.

2. Gedragslijnen

De gemeenteraad heeft de volgende werkwijze voor het publiceren van persoonsgegevens:

a. Persoonsgegevens van raadsleden en commissieleden

Achtergrond:

Raadsleden en commissieleden functioneren voor het openbaar bestuur. Zij zijn gekozen en/of benoemd. Als uitgangspunt geldt dat zij herkenbaar zijn, van welke fractie zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Op de website worden alleen die persoonsgegevens gepubliceerd die nodig zijn voor de uitvoering van hun taak.

Praktische uitvoering:

Op de website wordt van de politieke ambtsdrager in beginsel het volgende gepubliceerd: naam, fractienaam, foto, e-mailadres en nevenfuncties. Na toestemming van betrokkene vindt ook publicatie plaats van het woonadres en telefoonnummer.

b. Persoonsgegevens van ambtenaren

Achtergrond:

Ambtenaren worden regelmatig vermeld in bestuurlijke documenten. Voor zover zij daar worden genoemd in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet bovenmatig. Dit geldt zowel voor ambtenaren die voor de gemeente Nijkerk werken als voor hen die voor een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn.

Van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad worden op de website uitsluitend hun naam en eventueel het team of organisatie waarvoor zij werkzaam zijn gepubliceerd.

In het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem is ten behoeve van de raads- en commissieleden een overzicht van de ambtelijke organisatie te vinden, waarin de naam en contactgegevens (zakelijk telefoonnummer en zakelijk e-mailadres) van de ambtenaren staan vermeld.

C. Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere stukken aan de raad richten

Achtergrond:

Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen/organisaties. Ze bevatten vaak naam, adresgegevens, telefoonnummer en/of handtekening van de afzender. Het komt ook voor dat er een ander geschrift, bijvoorbeeld een petitie aan de raad wordt overhandigd met handtekeningenlijsten die meestal naast de handtekening ook (handgeschreven) naam- en adresgegevens bevatten. Deze stukken zijn in principe openbaar. Publicatie van deze brieven en stukken zou echter betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit wordt als bovenmatig beschouwd.

De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven en stukken én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen in de brief of het geschrift van de raad wordt gevraagd.

Daarnaast vereist de transparantie van bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat vindbaar is dat de brief bij de raad is aangekomen en wat de (voorgestelde) afdoeningswijze door de raad is.

Praktische uitvoering:

In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen. Brieven en stukken van personen worden daarop vermeld zonder naam, maar met een korte aanduiding van het onderwerp. Brieven en stukken van instellingen en organisaties worden wel met vermelding van naam op de lijst ingekomen stukken vermeld. De lijst van ingekomen stukken wordt als raadsvoorstel op de website gepubliceerd bij de eerstvolgende raadsvergadering.

Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen: de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, wel wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeente. Deze lijst met ondertekenaars is wel beschikbaar als vertrouwelijk stuk voor raadsleden via de griffie.

De ingekomen brieven en stukken van personen en instellingen/organisaties worden integraal gepubliceerd op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem.

d. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het (in)spreekrecht

Achtergrond:

Personen die actief deelnemen aan de beeldvormende vergaderingen en in de vergadering van de raadscommissie gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Bij het betreden in de vergaderzaal (raadzaal en bedrijfsrestaurant) worden bezoekers er door een mededeling op een bordje op gewezen dat van de vergadering een beeld- en/of geluidsopname wordt gemaakt, welke live en achteraf via de website te bekijken en/of te beluisteren zijn. Als bezoekers de vergaderzaal betreden en in het openbaar spreken, geven zij daarmee aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website (zowel in de vorm van geluids- en videomateriaal als gepubliceerde tekst).

Praktische uitvoering:

De bijdrage van degene die actief deelneemt aan de beeldvormende vergadering en/of inspreekt in de vergadering van de raadscommissie wordt uitgezonden via de website en is daar ook achteraf te raadplegen. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld. Het is niet mogelijk anoniem in te spreken.

Indien een inspreker een tekst inlevert bij de raadsgriffie voor publicatie op de website, dan wordt deze met naam van de inspreker op de website geplaatst.

e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in de besluitvorming

Achtergrond:

De raad neemt weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals zienswijzenota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn vrijwel altijd afkomstig van het college van B&W.

Verder kunnen persoonsgegevens voorkomen bij een burgerinitiatief. Een burgerinitiatief is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, wijk of de gehele stad aangaat. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de namen en het adres van degene die het verzoek indient/ondersteunt.

Praktische uitvoering:

De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en – indien van toepassing - handtekeningen worden afgeplakt. Het college en de raadsgriffie zijn hiervoor – elk voor de ‘eigen’ stukken - verantwoordelijk. Verder worden raadsvoorstellen en -besluiten, moties en amendementen zonder handtekening gepubliceerd op de website.

Een burgerinitiatief zal in eerste instantie worden beschouwd als een ingekomen stuk voor de raad en als zodanig worden behandeld (zie werkwijze bij 2 onder c). Als het initiatief daadwerkelijk zal worden behandeld door de raad, zal het voorstel met vermelding van de naam van de indiener(s) worden gepubliceerd op de website.

Bij benoemingen worden de persoonsgegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet gepubliceerd.